The Structure, Language Features of English Business Letters and Algorithm of their Translation into Russian

Fedorova Natalia Vladimirovna PhD in History Associate Professor of the Department of Linguistics and Foreign Languages at Don State Technical University 344000, Russia, Rostovskaya oblast', g. Rostov-Na-Donu, ploshchad' Gagarina, 1 fnavl@mail.ru Other publications by this author

Karpova Anastasiya Vasil'evna PhD in Economics Docent, the department of Linguistics and Foreign Languages, Don State Technical University 344000, Russia, Rostovskaya oblast', g. Rostov-Na-Donu, ploshchad' Gagarina, 1 baranova89@bk.ru Other publications by this author

Существенная часть делового общения происходит в письменной форме, и проблема перевода текстов деловой коммуникации остается актуальной, учитывая рост объемов информации, требующей перевода. Формирование алгоритмов перевода различных видов документов необходимо, поскольку существенно облегчает достижение адекватности в переводе текстов деловой коммуникации. В данной работе обсуждаются различные аспекты перевода текстов деловой коммуникации на примере деловых писем: анализируются языковые особенности, структура, формуляр делового письма, предлагается базовый алгоритм перевода на русский язык.

В ходе исследования применялся метод лингвистического наблюдения и описания, анализ текстов, сравнительно-сопоставительный метод, метод сплошной выборки.

Вопросы перевода текстов деловой коммуникации рассматриваются, главным образом, в плоскости практики перевода. Существует значительное число работ и пособий, освещающих данные вопросы с практической стороны ^{[3, 5-8, 11-13]}, меньше работ посвящено теоретическому осмыслению проблемы перевода англоязычной деловой коммуникации ^{[2, 14, 15]}. Однако рекомендации по переводу документов нуждаются в конкретизации и систематизации, поскольку каждый вид документа имеет свой формуляр-образец, отражающий его типовую структуру, особый набор клише и т. д. При этом рекомендации по переводу текстов деловой коммуникации нуждаются в регулярной актуализации. В этой связи авторы предлагают ориентироваться на стандарты и инструктивные материалы в сфере документационного обеспечения управления и анализируют действующие регламентирующие документы, чему, на наш взгляд, уделяется недостаточно внимания в литературе. Анализ современных отечественных и зарубежных стандартов делопроизводства выявляет их различия, число и содержание которых со временем меняется, что также показано в работе. Новизна работы состоит в комплексном подходе к анализу особенностей деловых писем с учетом таких экстралингвистических факторов, как регламентация и стандартизация документов на отечественном и международном уровне, и выработке базового алгоритма перевода текстов деловой коммуникации с учетом их структурных и языковых особенностей.

Основой для построения письма, как и других видов документов, является соответствующий формуляр; реквизиты располагаются в определенной последовательности. Это нужно учитывать и переводчику, для чего важно ознакомиться с действующими отечественными и международными стандартами в сфере документации, а также типовыми рекомендациями по оформлению документов и стандартами, действующими внутри организации, если таковые имеются. На международном уровне формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков документов (в том числе писем) и основные требования к бланкам регламентирует стандарт ИСО серии «Документация и информация» — ISO 8439:1990 (ИСО 8439:1990). В России действует национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его применение добровольно (организация самостоятельно решает, следовать ли ГОСТ), однако практика показывает, что не только в государственном, но и в коммерческом секторе при подготовке документации ориентируются на этот стандарт. При этом требования ко взаимному расположению и оформлению ряда реквизитов, устанавливаемые международным и отечественным стандартами, различаются, что учитывается при переводе.

Письма, используемые в практике зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты: Issue field (Letterhead, or Heading) — сведения об отправителе документа: наименование организации, ее товарный знак, адрес, номер телефона, факса и т. д.; Reference Line — ссылка на данные (индексы) получателя, отправителя (например: In your please refer to Ex 18/1617; Kindly mention Ex 18/1617 in your reply и т. п.); Date — дата; File Number — регистрационный номер; Confidential — отметка о конфиденциальности; Inside Address — адресат («внутренний адрес») — наименование получателя письма (лица, организации) и его адрес; Attention Line — указание на конкретное лицо («К сведению», например: Attention: Customer Service); Salutation — вступительное обращение (например: DearSir / Madam, Dear Mr. Smith, To Whom It May Concern); Subject Line — заголовок, общее содержание письма; Body of the Letter — собственно текст письма; Complimentary Close — завершающая формула вежливости (например: Very truly yours, Respectfully,Cordially, Sincerely, Sincerely yours); Signature — подпись; Enclosure, Added Information — указание на приложение(я); CC Notation — указание на рассылку копий; Postscript (P.S.) — постскриптум. Ряд элементов являются опциональными, в частности: File Number, Confidential; Attention Line; Subject Line; Added Information; Postscript ^{[16, с. 10-13]}.

А согласно стандартам отечественного делопроизводства письмо включает следующие реквизиты: герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) (в случае, если организация в соответствии с законодательством имеет право размещать их на своих документах), эмблема, товарный знак (знак обслуживания) — при наличии; наименование организации-автора документа, наименование структурного подразделения-автора документа и / или наименование должности лица-автора документа; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; гриф ограничения доступа к документу (при необходимости); ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (для писем-ответов); адресат; заголовок к тексту (при необходимости); текст документа; отметка о приложении (при наличии); виза (при необходимости); подпись; отметка об электронной подписи (при наличии); печать (в установленных случаях); отметка об исполнителе (может отсутствовать) ^[4].

Знание типовой структуры и стандартов оформления каждого вида документов, с которыми переводчику часто приходится работать, существенно облегчает процесс перевода, позволяя быстро идентифицировать информационные элементы документов — реквизиты — и структурировать информацию по блокам. Поэтому переводчику необходимо ознакомиться с основными регламентирующими документами в данной сфере. Например, «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные 23 декабря 2009 г., содержат положения, которыми должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти при подготовке своих инструкций, и состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем. Имеются ведомственные инструктивные документы в этой сфере, а также инструкции, принятые на уровне конкретной организации. Ориентация на соответствующие документы при оформлении перевода дает преимущества: переводчик получает в готовом виде понятные и конкретные правила оформления документов, следование которым позволит избежать недопонимания со стороны заказчика перевода и способствует повышению культуры работы с текстами деловой коммуникации в целом.

Языковые особенности деловых писем учитываются при переводе. Представим базовый алгоритм перевода текстов деловой коммуникации, сформулированный на основе материалов исследования и апробированный при переводе деловых писем, и рассмотрим последовательно языковые особенности делового письма, учет которых играет существенную роль на разных этапах работы переводчика.

1. Первый шаг — обзор письма с целью понимания его общего смысла и определения типа в соответствии с классификацией деловых писем. Тематический критерий позволяет разграничить по назначению письма, выделив среди них, например, такие как: письмо-сообщение, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-напоминание, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-предложение, письмо-претензия, информационное письмо, электронное письмо, международное письмо и другие.

2. Следующий этап — предпереводческий анализ текста, анализ его строения (о чем говорилось выше) и выявление особенностей. Следует провести мониторинг данного текста на содержание в нем различных языковых элементов и структурных компонентов (штампов, терминов, лексических и синтаксических конструкций и т. д.). При переводе клише, характерных для деловых текстов, применяются определенные соответствия ^{[9, с. 37]}. Для реализации адекватного перевода деловой корреспонденции необходимо учитывать:

– частое употребление канцелярских штампов, воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, например: Thank you for your letter. — Благодарим(ю) Вас за Ваше письмо; In reply to your letter of the… — В ответ на Ваше письмо от…; Further to our letter of the… — В дополнение к нашему письму от…;

– использование наименований профессий, должностей, обозначений социального положения, имен собственных, например: Dear Mr. Smith — Уважаемый господин Смит; Dear Sir — Уважаемый господин; Dear employees / Project Manager — Уважаемые(ый) сотрудники / проектный менеджер и т. д.;

– использование специальной терминологии, сокращений, например: CIF (Cost, Insurance and Freight) — условия поставки: стоимость, страхование и фрахт, CRM (Customer Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с клиентами, VAT (Value Added Tax) — налог на добавленную стоимость и т. п.;

– использование отглагольных существительных, например: fulfillment — исполнение, cooperation — сотрудничество, payment — платеж;

– употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации, например:

You have a contract with a completion date for the 10th August and a penalty clause if you do not achieve completion of the crushing plant by then. — У вас имеется контракт с датой завершения 10 августа и штрафными санкциями в случае, если Вы не завершите к этому времени установку дробильного станка.

– употребление сложных предлогов, таких как owing to — вследствие, in accordance with — в соответствии с; и другие ^{[1, с. 305]}.

Необходимо обратить внимание на содержание в тексте на исходном языке не свойственных языку перевода речевых оборотов, конструкций, модальных предложений, безэквивалентных грамматических единиц и т. п.

Особое внимание уделяется таким лексическим единицам, при передаче которых на язык перевода проявляются формальные различия. Так, часто не совпадают дискурсивные формулы (то есть обороты речи, свойственные общению в соответствующем социальном институте), используемые в межкультурном деловом письменном общении: начальные словосочетания, обращения и формы завершения, официальные клише, этикетные формулы ^{[9, с. 36]}. При передаче этикетных оборотов на русский язык часто используются грамматические замены, например, замена причастия предлогом. При переводе значение отдельных лексических единиц может разворачиваться, вследствие чего имеет место эксплицитность при выражении смысла исходного высказывания.

Кроме того, в англоязычных деловых письмах обнаруживается довольно широкое употребление эмоционально-экспрессивной лексики, создающей впечатление личностного субъективного отношения адресанта к сообщаемой информации, что для русскоязычной деловой переписки не характерно.

В ходе предпереводческого анализа переводчик может сформулировать переводческие решения, которыми будет руководствоваться впоследствии. На этом этапе также ведется подготовительная работа со словарями и другими источниками для создания глоссария и определения переводческих соответствий, которые будут использоваться непосредственно при переводе.

3. Далее приступаем к собственно переводу. На этом этапе переводчик трансформирует все наработки в единое целое, придерживаясь установленных стандартов, принятых для данного вида документов.

Итак, третий этап — это последовательный перевод структурных элементов письма, который должен отвечать принципам адекватной передачи смыслового содержания оригинала, литературности, идиоматичности, связанной с насыщенностью официально-деловой речи идиомами (штампами), ясности, краткости, но при этом точности (все положения оригинала должны быть изложены в переводе, однако необходимая лаконичность языка перевода не должна отражаться на полноте передачи лексики оригинала), исключать двойное толкование, адекватно передавать прецизионную лексику (имена собственные, географические названия и т. д.), корректно передавать цифровые данные, включать актуальную терминологию и стандартные фразы. Главное — четко понимать специфику содержания текстов данного типа на лексико-грамматическом и синтаксическом уровнях, а также придерживаться установленных норм и стандартов. Приведем в качестве примера англоязычное письмо-уведомление и его перевод на русский язык:

Ellis Kwong
12 Station Street
HIGHFIELD VIC 3023
Tel: ____________
email: ______@rmd.com

1 May 2018

Mr. Martin Burn,
Human Resources Manager
Roving Multimedia
256 Little Street
HIGHFIELD VIC 3023

Dear Mr. Burn,

I am writing to inform you of my decision to resign from my position as Youth Affairs Journalist for Roving Multimedia.

As required by my employment contract I am giving two weeks' notice, effective today. My last day at work will be 15 May 2018.

I have given this decision a lot of thought. I have decided that it is time for me to move on and have accepted a position elsewhere. Please let me know what I can do to assist with the transfer of my responsibilities before I leave. I would like to take this opportunity to thank you and Roving Multimedia for having me as part of your team. I wish you all the best for the future.

Yours sincerely,

Ellis Kwong

Пример перевода письма-уведомления

Письмо-уведомление представляет собой текст, в качестве ключевой коммуникативной задачи которого выступает извещение, информирование делового партнера, работодателя и т. п. В англоязычных письмах адресат указывается на левой стороне бланка, ниже строки с датой письма, иногда — внизу слева (ниже подписи). В русскоязычных письмах адресат указывается на верхней правой стороне бланка письма. Во «внутреннем адресе» сначала обозначается имя получателя или название организации, а затем — адрес. В англоязычном письме указывается сначала номер дома и название улицы без запятой; на следующей строке — название города и графства / штата, почтового района и почтового кода, на последней строке — название страны. В русскоязычных письмах (согласно «Правилам оказания услуг почтовой связи», утвержденным 31 июля 2014 г.) под наименованием получателя указывается название улицы, номер дома, номер квартиры, на следующей строке — название населенного пункта, района, республики (края, области и т. п.), далее — название страны (для международных отправлений) и в завершение — почтовый индекс.

В тексте перевода собственные имена и названия переводятся в соответствии с установившейся практикой (если таковая имеется). Наименования иностранных фирм, а также улиц, географические названия могут транскрибироваться русскими буквами.

На примере данного письма видно, что эмоциональная информация воплощается, в частности, при помощи формул вежливости, имеющих устойчивый характер. Это обращение, которое в русскоязычном письме расположено по центру и включает восклицательный знак, а в англоязычном находится слева и включает запятую. В данном примере и вообще при переводе обращения следует заменять исходную формулу на аналогичную, традиционную для русскоязычной деловой коммуникации: dear — уважаемый.

Переводчик стремится воспроизвести не только информацию, содержащуюся в тексте оригинала, но и его коммуникативный эффект. Нужно учитывать, что рецептор перевода — русскоязычный читатель, у которого имеются определенные представления о речевом этикете деловой переписки. Так, тексты англоязычных деловых писем предстают образцами приоритетности принципа вежливости в процессе формулирования прагматических целей письма. Отсюда — стремление продемонстрировать уважение к адресату, его интересам, мнению, чтобы избежать затруднительного положения партнера. На практике это выражается в использовании косвенных речевых актов, снижении категоричности речевых актов, выраженных перформативными глаголами с помощью этикетных оборотов, широком использовании лексических средств со значением положительной оценки и т. д. ^{[10, с. 18-23]}. В отечественной практике делового общения традиционно предпочтение отдается четкому и лаконичному выражению информации, обезличенности деловых писем (написание писем от первого лица множественного числа, от третьего лица либо от первого лица единственного числа, но без использования местоимения «я»: Предлагаю рассмотреть…). Поэтому при переводе на русский язык приходится искать баланс между стремлением передать во всей полноте прагматический потенциал текста оригинала и необходимостью достижения прогнозируемой реакции со стороны русскоязычного рецептора перевода, и прибегать, например, к замене косвенных речевых актов прямыми и т. д. Надо отметить, что в ГОСТ Р 7.0.97-2016 появились указания на возможность многократного выражения вежливости и использование слов «господин» / «госпожа» в деловых (служебных) письмах. В частности: перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже); вступительное обращение имеет вид: Уважаемый господин Председатель! / Уважаемая госпожа Захарова! / Уважаемая Ольга Николаевна! / Уважаемые господа!; одновременно может применяться заключительная фраза вежливости: С уважением, ..., которая располагается над подписью ^[4]. В предыдущей версии стандарта (2003 г.) таких указаний не было. Эти новации по сравнению с предыдущей версией ГОСТ сближают отечественную практику письменного делового общения с зарубежной.

При переводе текста письма-уведомления использованы следующие приемы и трансформации:

– использование однозначных эквивалентов (при переводе наименований должностей, например, Human Resources Manager — менеджер по работе с персоналом);

– транскрибирование (передача имен собственных, наименования компании, названий улиц);

– замена (например, перевод обращения dear — уважаемый);

– опущение, например: I am writing to inform you of my decision — уведомляю Вас о своем решении (здесь имеет место также грамматическая замена инфинитива на глагол в первом лице); it is time forme — настало время;

– грамматические трансформации, например: I have decided — мною было принято решение (замена активного залога пассивным), for having me as part of your team — за то, что являлась частью Вашей команды (герундий заменен на глагол в личной форме в прошедшем времени, местоимение me — опущено);

– перестановка: …I am giving two weeks' notice, effective today. — …я предоставляю уведомление, действующее с сегодняшнего дня, за две недели до увольнения;

– лексическое добавление: …what I can do to assist with the transfer of my responsibilities… — …что я могу сделать для упрощения процесса передачи моих обязанностей; elsewhere — в какой-либо другой компании;

– конкретизация (наряду с грамматической заменой и опущением): before I leave — до увольнения (местоимение опущено, глагол заменен отглагольным существительным, образованным от глагола с более узким, конкретным значением);

– объединение предложений и опущение: I have given this decision a lot of thought. I have decided that it is time for me to move on and have accepted a position elsewhere. — После долгих размышлений мною было принято решение, что настало время развиваться дальше и получить должность в какой-либо другой компании (обусловлено тем, что в русском языке немотивированный повтор одного и того же или однокоренных слов, в данном случае «я», «решила», «решение», считается недостатком). Использовано также смысловое развитие: I have given this decision a lot of thought. — После долгих размышлений...

Таким образом, различные трансформации зачастую осуществляются одновременно. Использование переводческих трансформаций в текстах официальных писем продиктовано передачей исходного содержания и стилевой спецификой данного вида текстов. При переводе с английского языка на русский предложение во многих случаях не совпадает с исходным по своей структуре, а части речи, которыми выражены члены английского предложения, передаются, соответственно, другими частями речи.

4. Вычитка, редактирование выполненного перевода (сверка полноты текста, орфографическая, пунктуационная, стилистическая коррекция и т. п.) и приведение письма в соответствие со структурой русскоязычных деловых писем, стандартами и нормами отечественного делопроизводства. На последнем этапе также учитывается принцип стандартизованности текстов деловой коммуникации, которые составляются по существующим шаблонам. Поэтому важным требованием к оформлению перевода в данному случае является сохранение формы и специфики формуляра документа, всех реквизитов, а также рубрикации текста документа (но с учетом стандартов оформления реквизитов, принятых в отечественном делопроизводстве и позволяющих идентифицировать каждый конкретный реквизит и определить вид документа).

Итак, при переводе англоязычных деловых писем используются русскоязычные терминологические эквиваленты, описательный перевод, калькирование, транскрибирование, а также различные трансформации (чаще всего — опущение, грамматические трансформации, перестановки, лексические добавления). Зачастую различные трансформации осуществляются комплексно. Однако перевод текстов деловой коммуникации ориентирован прежде всего на точную передачу содержания, то есть носит информативный характер, поскольку основной функцией текста деловой коммуникации является сообщение, а одной из главных задач переводчика при переводе таких текстов является именно сохранение информативной функции исходного текста. Специфическим требованием, предъявляемым к переводу письменных деловых текстов, является предельная близость, по возможности, не только к мысли, но и к форме оригинала; сохранение формы и специфики формуляра документа, всех реквизитов (но с учетом стандартов оформления реквизитов, принятых в отечественном делопроизводстве и позволяющих идентифицировать каждый конкретный реквизит и определить вид документа), а также рубрикации текста документа.