Development of the structure of information system for supporting the activity of nonprofit horticultural partnerships

Sviridova Ol'ga Viktorovna PhD in Technical Science Docent, the department of Informatics and Programming Technique, Volga Polytechnic University (branch) of Volgograd State Technical University 404121, Russia, Volgogradskaya oblast', g. Volzhskii, ul. Engel'sa, 42a osviridova@inbox.ru Rybanov Aleksandr Aleksandrovich PhD in Technical Science Docent, the department of Informatics and Programming Technique, Volga Polytechnic University (branch) of Volgograd State Technical University 404121, Russia, Volgogradskaya oblast', g. Volzhskii, ul. Engel'sa, 42a rybanoff@yandex.ru

Filippova Evgeniya Mikhailovna PhD in Pedagogy Docent, the department of Informatics and Physics Teaching Technique, Volgograd State Socio-Pedagogical University 400131, Russia, Volgogradskaya oblast', g. Volgograd, pr. Lenina, 27 em_filippova@mail.ru

Введение

Основной целью деятельности садоводческих некоммерческих товариществ (СНТ) является создание благоприятных условий для ведения гражданами садоводства и огородничества. Члены общества на ежегодном собрании утверждают смету на текущий год на основании необходимых хозяйственных мероприятий, а также мероприятий, направленных на улучшение качества жизни членов общества. На основании данной сметы председатель товарищества рассчитывает членские взносы для членов общества, опираясь на площадь участков и наличие льгот у собственников ^{[1, 2]}.

В большинстве СНТ процессом учета занимается председатель правления СНТ и бухгалтер. В функции сотрудников СНТ входит:

- учет информации по участкам и собственникам, причем карточки с учетной информацией ведутся вручную и хранятся в специальном сейфе, доступ к которому имеют председатель правления и бухгалтер;

- планирование расходов на текущий период, поиск поставщиков услуг и товаров, расчет заработной платы для членов правления СНТ;

- на основании расходных показателей составление и утверждение сметы товарищества на текущий период;

- ежемесячный прием показаний индивидуальных приборов учета от членов товарищества;

- начисление и прием денежных средств через кассу за использованную электроэнергию, а также членских и целевых взносов;

- формирование отчетов по должникам и писем-уведомлений о необходимости погасить задолженность;

- ведение оборотной ведомости денежных средств.

Для эффективного руководства деятельностью СНТ необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением управленческого учета СНТ. Основными объектами управленческого учета в деятельности СНТ являются смета товарищества и члены товарищества, поэтому председатель СНТ обязан вести полный учет новых собственников и своевременно отражать в учете операции, связанные с их выбытием, и расходы по смете.

На рис. 1 представлена диаграмма бизнес-процесса деятельности СНТ.

Рис. 1. Диаграмма бизнес-процесса деятельности СНТ.

Анализируя вышеуказанный бизнес-процесс, можно заключить, что деятельность СНТ осуществляется в так называемом «ручном режиме» ­­ – все документы, необходимые для работы, сотрудники заполняют вручную, а все расчеты производятся с помощью калькулятора. Большое количество ручного труда ведет к задержкам времени, ошибкам при заполнении документов и произведении расчетов. Также необходимо отметить, что при такой организации деятельности серьезно затруднен обмен информацией с членами товарищества для предоставления им отчетной информации о расходовании целевых средств. Таким образом, очевидна актуальность автоматизации управленческого учета СНТ.

Сравнительный анализ программ-аналогов

На сегодняшний день на рынке представлено множество программных продуктов, которые позволяют автоматизировать управленческий учет хозяйственной деятельности СНТ. Среди таких продуктов представлены, в частности, следующие программы:

1) Программа «Инфо-бухгалтер для СНТ».

Эта программа учитывает все особенности ведения учета и налогообложения в СНТ и ОНТ (огороднические некоммерческие товарищества), применяющих как ОРН (общий режим налогообложения), так и УСН (упрощенную систему налогообложения), а также позволяет вести расчет сумм платежей с учетом льгот, тарифов и показателей всевозможных счетчиков, формирование уведомлений, счетов и квитанций, проводить управленческий, бухгалтерский и налоговый учет ^[3].

2) Универсальная система учета. Программа «Учет в СНТ».

Эта программа создает список членов СНТ, позволяет рассчитывать все начисления по каждому абоненту, формировать любые списки, отчеты и документы (например, бланк заявления о вступлении в СНТ), вести учет в СНТ по различным услугам (вывоз мусора, заключение договоров с организациями предоставления электроэнергии, водоснабжения) ^[4].

3) APWARE. Бухгалтерия СНТ.

Программа «Бухгалтерия СНТ» предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в садоводческих ТСН (товариществах собственников недвижимого имущества), СНТ, ДНП (дачных некоммерческих партнерствах), коттеджных поселках, других организациях собственников загородного жилья ^[5].

4) 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК.

Указанная программа позволяет выполнять расчет квартплаты и коммунальных услуг, бухгалтерский и налоговый учет, паспортный учет, осуществлять большой выбор квитанций-извещений, поддерживать личные кабинеты на сайте ЖКХ и в мобильном приложении ^[6].

Для сравнения перечисленных выше программных продуктов по методу Саати использованы следующие критерии:

A₁ – возможность интеграции с другими системами;

A₂ – возможность доработки под нужды предприятия;

A₃ – удобство пользовательского интерфейса.

Для определения весов критериев воспользуемся аналитической иерархической процедурой Саати ^{[7, 8]}:

- 1 – равноценность;

- 3 – умеренное превосходство;

- 5 – сильное превосходство;

- 7 – очень сильное превосходство;

- 9 – высшее превосходство.

Лица, принимающие решения (ЛПР), сравнили попарно критерии с точки зрения их сравнительной важности. Результаты сравнений, средние геометрические и веса критериев представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Оценка важности критериев

Веса критериев найдены путем суммирования элементов каждой строки и делением каждой суммы на сумму всех элементов (нормализация).

Выполним проверку матрицы попарных сравнений на непротиворечивость.

Суммы столбцов матрицы парных сравнений: R₁=1,47; R₂=4,20; R₃=13.

Путем суммирования произведений сумм столбцов матрицы на весовые коэффициенты альтернатив рассчитывается вспомогательная величина L = 3,23. Индекс согласованности ИС = (L-N)/(N-1) = 0,1132, где N=3 – размерность матрицы парных сравнений.

Отношение согласованности ОС=ИС/СлС = 0,195 не превышает 0.2, поэтому уточнение матрицы парных сравнений не требуется.

Проведя экспертную оценку программных продуктов, получим оценки альтернатив по критериям (табл. 2). В указанной таблице базовые значения вычисляются как средние значения оценок критериев для программных продуктов, а интегральный показатель качества – как линейная свертка весовых коэффициентов и оценок критериев.

Таблица 2 – Оценка альтернатив по критериям

Сравнительный анализ программных продуктов показал, что программа «Инфо-бухгалтер для СНТ» имеет интегральный показатель качества, равный 6,18, который превышает базовое значение (3,84). Исходя из этого, функциональность данного программного продукта взята за прототип разработанной информационной системы. Предлагаемая методика экспертной оценки позволяет определить не только направления дальнейшего совершенствования программного продукта, но и количественно оценить его качество с точки зрения уровня реализуемых функций.

Математическое описание управленческого учета СНТ

Предполагается существование некоторого множества X членов общества, множества Y участков с разными математическими характеристиками, а также множества потребностей общества в стоимостном выражении.

Пусть в смете, которая утверждается на общем собрании членов СНТ в начале каждого отчетного периода, содержится n статей расхода, каждая из которых оценена в определенную сумму. Введем следующие обозначения:

s_i – сумма i-й статьи расхода,

n– мощность множества статей расхода.

Тогда выражение общей сметной стоимости СНТ представляется следующей формулой:

где S – общая сметная стоимость СНТ.

На основании сметы должен быть произведен расчет членских взносов. Расчет производится пропорционально общей площади участка, а также с учетом понижающего или повышающего коэффициента, который назначается участку в зависимости от услуг, которыми пользуется член СНТ.

Введем следующие обозначения:

p_i– площадь i-го участка,

k_i– коэффициент i-го участка,

N – мощность множества участков.

Тогда выражение взноса i-го участка имеет вид

где V_i – взнос i-го участка СНТ.

В течении года члены общества производят оплату членских взносов. Порядок погашения членских взносов не ограничен строгими датами. Главное обязательство членов СНТ – это в течении года погасить несколькими платежами общую начисленную сумму по членским взносам. Пусть v_i – сумма i-го платежа, тогда для отслеживания наполнения сметы можно воспользоваться следующей формулой:

где T_k – наполняемость сметы в k-й период времени.

В течении года председатель правления производит расход денежных средств согласно смете. Обозначим через r_i сумму i-го расхода, тогда для отслеживания расходов применим формулу

где t_k – расход сметы в k-й период времени.

Для оценки пополнения сметы на следующий год на основании уже существующих данных можно воспользоваться расчетом математического ожидания и дисперсии. Пусть Mi – процент наполнения i-й сметы на конец отчетного периода, k – количество периодов наблюдения. Тогда для оценки математического ожидания и дисперсии для оценки пополнения сметы в будущем периоде воспользуемся соответственно формулами

где p_i – вероятности (в нашей системе примем события равновероятными).

Описание разработанного программного продукта

Информационная система управленческого учета СНТ соответствует ожидаемым функциональным возможностям и обеспечивает выполнение следующих требований:

− ПО легко модифицируется в случае изменения требований;

− Система имеет дружественный пользователю интерфейс;

− Система предоставляет различные варианты отчетов;

− В системе предусмотрены различные виды ввода и получения информации.

Программа предназначена для решения задач информационно-аналитического обеспечения бизнес-процессов Заказчика, в частности исполнения следующих процессов:

− ведение реестра членов СНТ;

− учет поступлений и расходов в соответствии со сметой

− внутренние карточки, реестры, сводные данные, отчёты;

− расчет и контроль сметы СНТ.

Программный продукт представляет собой ядро автоматизированного рабочего места председателя правления и бухгалтера и предполагается к использованию в процессе ведения хозяйственной деятельности.

Структура модуля содержит следующие функциональные подсистемы:

− подсистему справочников СНТ;

− подсистему формирования сметы;

− подсистему создания финансово-лицевого счета (ФЛС);

− подсистему платежей;

− подсистему отчетов;

− подсистему показаний приборов учета.

Общая диаграмма деятельности по подсистемам модуля ^{[9, 10]} представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Общая диаграмма деятельности по подсистемам модуля

Основными вариантами использования программного модуля является ведение справочников, ФЛС, расчеты сметы и платежей, прием платежей и показаний приборов учета, отчеты. Ядром программы является ФЛС, в нем отображаются все текущие характеристики счета.

Функции и задачи подсистемы справочников СНТ представлены в таблице 3.

Таблица 3 – Функции подсистемы справочников СНТ

Внешний вид экранной формы при работе с подсистемой «Справочники» представлен на рисунке 3. Как видно из указанного интерфейса, система позволяет добавлять в справочник улицу, участок с указанием номера, улицы, кадастрового номера, площади участка, собственников участка с указанием персональных данных.

Рисунок 3. Интерфейс системы «Справочники»

Функции и задачи подсистемы формирования сметы представлены в таблице 4.

Таблица 4 – Функции подсистемы формирования сметы

Диаграмма деятельности подсистемы формирования сметы представлена на рисунке 4. Смета является основным документом, формируемым на собрании всех членов товарищества и протоколируемым в общем протоколе. Смета рассчитывается путем сложения всех запланированных расходов на текущий период (год). Членские взносы рассчитываются на основании действующих ФЛС пропорционально площади участка и с учетом понижающих или повышающих коэффициентов.

Рисунок 4. Диаграмма деятельности подсистемы формирования сметы

На рисунке 5 представлена экранная форма расчета сметы и членских взносов. При выборе пункта меню «Смета» справа отображаются два поля, в первом – список смет с кнопками поиска, добавления и удаления, во втором поле отображается смета с выбранным годом, а также кнопки создания, удаления, поиска статьи расходов, привязанных к данной смете.

Рисунок 5. Экранная форма расчета сметы и членских взносов

Система начисления ФЛС является основным звеном в программной реализации. ФЛС создается для каждого участка и привязывается к конкретному собственнику, а также счетчику и коэффициентам на понижение или повышение тарифа. Диаграмма деятельности подсистемы формирования ФЛС представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Диаграмма деятельности подсистемы ФЛС

На рисунке 7 представлена экранная форма создания ФЛС, которая содержит кнопки с функционалом поиска, добавления, удаления, а также группового создания. При нажатии кнопки создания открывается новая форма с возможностью ввода информации об участке, улице, плательщике, коэффициентах за электроэнергию, членских взносах, счетчике.

Рисунок 7. Экранная форма ФЛС

Входным документом для внесения данных в систему выступает устав СНТ, договор о вступлении в СНТ. Выходных данных модуль не генерирует. Выходные данные предоставляются в табличном виде на экранных формах подсистемы отчетов (рисунок 8).

Рисунок 8. Выходные табличные данные

Для оценки эффективности разработанной автоматизированной системы проведен эксперимент по оценке времени создания различных отчетов управленческого учета СНГ. Для того, чтобы тестирование было максимально приближенным к реальному, база данных наполнена экспериментальными данными на 10 тысяч участков, на 5 смет, а также 30 тысяч платежей. На рис. 9 представлен процесс генерации данных.

Рисунок 9. Процесс генерации данных

При тестировании процесса формирования отчетов произведена проверка нагрузки на базу данных и скорость формирования отчетов, а также выполнено сравнение со временем, требуемым для составления таких отчетов вручную.

Первый отчет, который подлежит тестированию, - это отчет по начислению членских взносов на основании выбранной сметы. Данный отчет является ключевым и затрагивает все участки, которые находятся в СНГ. Для составления отчета вручную считается сметная стоимость, поднимаются все карточки членов СНТ и с помощью калькулятора рассчитывается членский взнос. Результаты подсчетов показателей времени формирования отчета по начислению членских взносов представлены в табл. 5.

Таблица 5 - Результаты подсчетов показателей времени формирования отчета по начислению членских взносов

Второй отчет, подлежащий тестированию, - это отчет по формированию сумм задолженностей по оплате членских взносов членами СНТ. Этот отчет формируется ежемесячно и на его основе звонят по телефону членам товарищества, которые еще не оплатили членский взнос. Для формирования этого отчета поднимается журнал поступлений денежных средств, а также карточки членов СНТ, в которых при внесении оплаты отмечается сумма внесенных средств. Результаты подсчетов показателей времени формирования отчета по начислению сумм задолженностей по оплате членских взносов представлены в табл. 6.

Таблица 6 - Результаты подсчетов показателей времени формирования отчета по начислению сумм задолженностей по оплате членских взносов

По результатам эксперимента выявлено, что составление отчетов с помощью разработанного программного модуля происходит быстрее по среднему значению почти в 5000 раз, чем составление этих же отчетов вручную.

Заключение

Разработана автоматизированная система информационной поддержки СНТ для автоматизации управленческого учета хозяйственной деятельности председателя правления и бухгалтера СНТ. Особенностью данного программного продукта является возможность доработки под нужды предприятия, формирование сметы и отчета по выполнению сметы, а также расчет членских взносов в зависимости от площади участка и ведение подсистемы справочников. Это позволит автоматизировать управленческую деятельность по хозяйственному учету и повысить качество принимаемых решений.