The problems in information and analytical support of the operational analytics within the budgeting systems of Russian businesses

Novikova Evgeniia Post-graduate student, the department of Accounting, Analysis and Audit, M. V. Lomonosov Moscow State University 119234, Russia, g. Moscow, ul. Leninskie Gory, d. 1 str. 46 toevgeniya@list.ru

Комплекс информационных потоков является важным элементом системы аналитического обеспечения бюджетирования предприятия. Сам процесс управление достаточно часто рассматривается как процесс трансформации информации. В частности, в рыночной среде особую ценность приобретает информация по отдельным товарам, клиентам, подразделениям, а не по предприятию в целом.

К задачам современных систем бюджетирования субъектов хозяйствования относятся согласование управленческих решений на стадии планирования, логическая временная увязка всех компонентов планов (на год, квартал, месяц, декаду, неделю, сутки), обеспечение соблюдения сроков выпуска готовой продукции (по объему и ассортименту), ввода мощностей, замены оборудования, рационального использования ресурсов и т. д.

Поскольку бюджетирование – важный инструмент повышения эффективности управления предприятиями, а информационные потоки и учетные данные – основной ресурс системы бюджетирования, то можно сделать вывод, что именно от качества системы информационных потоков в целом и учетной информации в частности зависит качество управленческих решений в системе бюджетирования. Соответственно, необходимым является соответствующее информационно-аналитическое обеспечение систем бюджетирования предприятий.

Методологическую базу исследования составили методы анализа, синтеза, научного абстрагирования, классификации, обобщения и системного подхода.

Результаты исследований. Тенденции глобализации рынка и усиления конкуренции между предприятиями приводят к необходимости повышения качества принятых управленческих решений. Существенное значение для этого имеет эффективность процедур учета и бюджетирования.

Революционное развитие информационно-аналитических технологий работы с данными наряду с ростом объемов информации различного характера, сопровождающей работу субъектов хозяйствования, формирует перед учетными и финансовыми службами новые вызовы. Системы управленческого учета и бюджетирования не только должны агрегировать, систематизировать и обрабатывать большие объемы операционных данных, но и обеспечивать возможность дальнейшего практического использования результатов обработки информационных потоков в режиме реального времени на тактическом уровне. Реализация выделенной задачи осуществляется посредством использования операционной аналитики.

Основой изучения возможностей работы с большими данными и практики применения операционной аналитики стали исследования Б. Фрэнкса ^{[9, 10]}, где аналитика рассматривается в качестве неотъемлемой части принятых индивидуальных решений и осуществленных индивидуальных действий в рамках организации. Аналитический процесс, выведенный на операционный уровень, напрямую управляет деятельностью – не просто рекомендуя те или иные действия, а непосредственно осуществляя их реализацию. Непосредственно реализуя решения и действия без вмешательства человека, операционная аналитика выводит интеграцию и воздействие аналитики на совершенно новый уровень.

Б. Фрэнкс описывает процессы «операционализации аналитики», характеризующие переход к инновационным условиям ведения бизнеса, в которых «аналитические решения внутри компании не просто помогают видеть результаты прошлого и тестировать сценарии будущего. При этом, автор утверждает, что очень многие управленческие решения могут приниматься роботизированными алгоритмами без вмешательства человека. Такая аналитика транзакционного уровня – безусловно, новый шаг по сравнению с традиционным пониманием бизнес-анализа как базы для принятия решений на стратегическом горизонте» ^[9].

Изучение работ ряда отечественных ученых, среди которых Е. В. Добровольский ^[1], А. Х. Ибрагимова ^[3], П.И. Камышанов и А.П. Камышанов ^[4], В.Э. Керимов ^[5], В. П. Савчук ^[7], свидетельствует, что классическая суть информационно-аналитического обеспечения бюджетирования заключается в процессах комплексного сбора и систематизации данных о работе субъекта хозяйствования.

С позиции эволюции аналитики от описательной к предписывающей, описанной в исследованиях Б. Фрэнкса (см. рис. 1), информационно-аналитическое обеспечение бюджетирования современных субъектов хозяйствования должно представлять собою систему, которая объединяет все другие элементы организации в единое целое и позволяет сформировать процесс бюджетирования в качестве непрерывной череды управленческих решений, направленных на достижение оперативных целей ^[10]. Т.е. обеспечить переход от простой систематизации данных к выработке действий, направленных на достижение целей.

Рис.1 Эволюция подхода к аналитическим процедурам – от «описательного» к «предписывающему»

Источник: составлено автором по материалам ^[9]

Базисом информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системе бюджетирования являются информационные потоки вместе с подсистемами сбора информации и информационными технологиями. Соответственно, от качества организации и функционирования подсистемы информационных потоков зависит оперативность поступления релевантной учетной информации для ее основных потребителей – управленцев, сотрудников подсистемы учета и бухгалтерии.

П.И. Камышанов и А.П. Камышанов определяют информационные потоки как процесс стабильного движения информации, направленной от источника информации к получателю, и определяющейся функциональными связями между ними ^[4].

В свою очередь, как отмечает В. Э. Керимов, под системой информационных потоков информационно-аналитического обеспечения в бюджетировании следует понимать организационно оформленную, упорядоченную совокупность информационных потоков, обеспечивающих эффективную реализацию учетной, управленческой и хозяйственной деятельности в целом в соответствии с тенденциями во внешней и внутренней среде и информационными потребностями персонала предприятия ^[5].

Соглашаясь с позициями П.И. Камышанова, А.П. Камышанова ^[4] и В. Э. Керимова ^[5], можно сделать вывод, что в бюджетировании информационно-аналитическое обеспечение следует рассматривать как комплексную систему, которая состоит из следующих компонентов:

1. Источники данных (структурные подразделения предприятия либо отдельные сотрудники);

2. Первичную информацию (данные о работе структурных подразделений предприятий и отдельных сотрудников, информацию внешней среды и т.д.);

3. Инструменты работы с данными (с целью фиксации, хранения, передачи, обработки, интерпретации, и т.п.):

3.1 Техническая составляющая инструментов работы с данными (датчики, контроллеры, средства технического и компьютерного обеспечения)

3.2 Программа, составляющая инструментов работы с данными (базы данных, системы электронного документооборота, корпоративные порталы, архивы, программы бухгалтерского учета, системы МЕS, ERP, CRM и т.д.).

4. Получателей данных (структурные подразделения предприятия либо отдельные сотрудники, для которых собранные данные непосредственно предназначены);

5. Обработанную информацию (результаты обработки, интерпретации и систематизации первичной информации);

6. Пользователей данных (структурные подразделения предприятия либо отдельные сотрудники, которые имеют доступ к первичной и обработанной информации).

Как было отмечено выше, содержание информационных потоков в системе бюджетирования определяется функциональными связями между источниками информации и ее получателями. Соответственно, в зависимости от содержания информационных потоков одни и те же структурные подразделения предприятий могут выступать в качестве источников данных, получателей данных либо пользователей данных. Детализация роли структурных подразделений и отдельных сотрудников в информационно-аналитическом обеспечении системы бюджетирования в зависимости от содержания информации по основным статьям доходов и расходов предприятия представлена в табл. 1.

Таблица 1

Источники данных, получатели и пользователи в рамках информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования по основным статьям доходов и расходов

Источник: разработано автором

Обобщающая схема документооборота в рамках информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования представлена на рис. 2.

Рис. 2. Обобщающая схема документооборота информационно-аналитического обеспечения систем бюджетирования

Условные обозначения:

Источник: разработано автором

Трансформация подхода к желаемым результатам аналитических процедур (от описательной аналитики к предписывающей - см. рис. 1) является причиной роста требований к информационно-аналитическому обеспечению систем бюджетирования.

Изучение практики работы отечественных предприятий свидетельствует о наличии ряда проблем в процессах сбора и систематизации данных для аналитики в системах бюджетирования, связанных с материально-техническим обеспечением, информационно-техническим уровнем, организационными условиями и влиянием человеческого фактора. Систематизация проблем информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики и причин их возникновения представлена в таблице 2.

Таблица 2

Проблемы информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системах бюджетирования российских предприятий

Источник: разработано автором

Для преодоления выделенных недостатков целесообразным является проведение модернизации системы информационного обеспечения. Исходя из выделенных проблем, была составлена комплексная система действий модернизации информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования, что позволит в дальнейшем перейти на использование концепции операционной аналитики (см. табл. 3).

Таблица 3

Направления модернизации информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования как этап перехода к концепции операционной аналитики

Источник: разработано автором

Обязательным условием модернизации информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования является соблюдение выделенных критериев контроля. Нормативы, представленные в табл. 3 как параметры контроля, должны устанавливаться предприятиями в зависимости от специфики деятельности.

Такое совершенствование системы информационного обеспечения, безусловно, даст дополнительные преимущества для использования операционной аналитики в системах бюджетирования:

1. Повышение уровня адаптации работы службы учета к турбулентным условиям внешней и внутренней среды;

2. Повышение уровня оперативности и обоснованности реализации основных функций учета и бюджетирования в управлении предприятием;

3. Оперативность оценки результатов текущей деятельности на соответствие целям и выработка управленческих решений для их достижения.

Планирование информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики должно учитывать не только возможности масштабирования, хранения и обработки данных, но и такие параметры, как количество пользователей, уровень параллелизма, управление рабочей нагрузкой и протоколы безопасности. Если системы не будут масштабированы по всем перечисленным параметрам, организации не удастся добиться успеха в операционной аналитике ^[12].

Важным условием организации эффективной системы информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системе бюджетирования является необходимость органического сочетания с общекорпоративной системой информационных потоков. В противном случае возможно неприятие сотрудниками новой системы, и, как следствие, актуализация проблем, связанных с человеческим фактором (см. табл. 2).

В процессе организации информационно-аналитического обеспечения для операционной аналитики важно:

- выбрать показатели, которые бы удовлетворяли цели руководства и которые были бы включены во внутреннюю и внешнюю отчетность;

- выбрать методы формирования учетной информации, определения этих показателей;

- определить периодичность формирования и направления предоставления внутренних отчетов.

Использование формализованных методов исследования информационных потоков и учетных данных позволяет проанализировать их при значительных объемах документооборота. Формализованные методы позволяют применять современную вычислительную технику во время исследования информационных потоков. Поэтому самым действенным и оптимально эффективным для исследования информационных потоков является комбинированное использование графических и формализованных методов, что при необходимости дает возможность перехода от одного метода к другому, а также методов компьютерного графического моделирования ^[11].

Также следует отметить, что особенностью функционирования системы информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики должна стать ориентированность не только на отчетность о совершенных хозяйственных операциях, но и на документы, декларирующие будущих хозяйственных операций, а также прогнозы показателей внешней и внутренней среды.

Выводы и научная новизна. В работе современных субъектов хозяйствования информационно-аналитическое обеспечение системы бюджетирования является совокупностью методологических, организационных, методических и интеллектуальных видов деятельности по сбору, систематизации, анализу, хранению и использованию информации о текущей деятельности предприятия. С учетом современного подхода к операционной аналитике, процесс бюджетирования рассматривается как непрерывная череда управленческих решений, направленных на достижение оперативных целей. Соответственно, информационно-аналитическое обеспечение операционной аналитики должно не только консолидировать информационные потоки, но также обеспечивать их обработку и принятие соответствующих решений. Препятствиями для данного процесса могут быть проблемы, связанные с материально-техническим обеспечением сбора данных, информационно-технической обработкой потоков информации, организационными условиями работы предприятия как системы и влияние человеческого фактора.

В рамках решения выделенных проблем были разработаны мероприятия, направленные на совершенствование технической базы и программного обеспечения сбора, и передачи информации, создание комплекса информационно-методического обеспечения работы с первичной и обработанной информацией, повышение эффективности взаимодействия персонала.

Критериями контроля является принятие субъектами хозяйствования нормативов (касающихся обработки информации и работы технической базы); инструкций и положений о категориях и показателях первичной и обработанной информации по структурным подразделениям и рабочим местам; утверждение схемы документооборота и внедрение СЭД; разработка системы стратегических целей, ССП и протоколов принятия решений.

Перспективой дальнейших исследований является изучение возможностей использования программных продуктов для сбора данных и информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системах бюджетирования.