Records management and strategic information governance – a different perspective

Ignatov Ivan Aleksandrovich PhD in Philology Docent, the department of Economics and Management, Komi Republican Academy of Public Service and Administration 167982, Russia, respublika Komi, g. Syktyvkar, ul. Kommunisticheskaya, 11 ivan.al.ignatov@gmail.com Other publications by this author

Tyukavina Irina Aleksandrovna PhD in History Docent, the department of Economics and Management, Komi Republican Academy of Public Service and Administration 167982, Russia, respublika Komi, g. Syktyvkar, ul. Kommunisticheskaya, 11 irina.tyukavina@gmail.com

Введение

Информация является важнейшим активом организации любой формы собственности ^[1]. Обеспеченность управленческой деятельности своевременной и актуальной информацией имеет принципиальное значение в том случае, если организация стремится принимать эффективные управленческие решения ^[2].

В зарубежной теории и практике управления с середины XX в. эти утверждения являются аксиомой, тем не менее, работа с информацией и, прежде всего, с документированной информацией, в организациях продолжает выстраиваться неэффективно. Д. Людерс приводит данные опроса, проведенного Международной Ассоциацией по вопросам Управления Информацией и Изображениями (AIIM) и Международной ассоциацией специалистов по управлению документацией и информацией (ARMA International): более 60% респондентов указали, что соответствующая информация, хранящаяся в электронном виде, не удаляется регулярно; менее 10% респондентов рассматривали возможность управления облачными сервисами, социальными сетями; только 8% респондентов сообщают, что управление документами в их организации поставлено надлежащим образом ^{[3, с. 14–15]}.

Г. Уилсон в своем докладе отмечает, что 80% организаций сообщают о высокой или средней степени разрозненности данных; 82% организаций считают, что управление объемом, разнообразием и скоростью данных является сложной задачей; 69% организаций не могут предоставить исчерпывающее единое мнение о клиенте ^[4].

Исследования показывают, что неэффективные методы управления информацией приводят к её потере (Л. Ирвин сообщает, что за апрель 2021 г. было безвозвратно потеряно более 1 млрд данных из-за сбоев в управлении документами ^[5]); сохранению малоценной информации; трудностям в поиске и доступе к ней; невозможности обмена информацией; рискам, связанным с утечкой данных и информации, и высокой стоимости хранения информации ^[6]. А это уже выходит за пределы проблемы неэффективности работы организации и напрямую ведет к репутационным потерям, влияет на безопасность организации и государства и может способствовать коррупции и фальсификации информации ^{[7; 8]}. Еще более серьезным последствием такой ситуации является неспособность организаций своевременно реагировать на чрезвычайные ситуации ^[9].

Решение описанных проблем находится в компетенции трех практико-ориентированных дисциплин – «управления документами» (records management), «информационного менеджмента» (information management) и «полномасштабного управления информацией» (information governance). В настоящее время отсутствует единое понимание их роли, взаимосвязей, что привело к конфликту в использовании терминов и взаимоотношений между этими областями научного знания. В данной статье мы на основании зарубежных научной литературы и нормативных актов исследуем содержание двух понятий: «управление документами» и «полномасштабное управление информацией» для проведения их сравнительного анализа. Такой анализ необходим для возможного использования данных концепций в практике модернизации отечественного делопроизводства. По нашим данным, подобные исследования в отечественном документоведении ранее не проводились.

Результаты

Управление документами

К началу ХХ в. с развитием капиталистического способа производства в мире значительно увеличилось количество информации, вырабатываемой обществом. В связи с этим уже к середине ХХ в. возникла настоятельная необходимость в контроле за информацией, создаваемой и используемой в организациях.

Концепция жизненного цикла документа была предложена Т. Шелленбергом из Национального архива США в 1934 г. ^{[10, с. 5]}. По Шелленбергу цикл делится на 3 этапа, которые можно определить как 1) создание или получение документов; 2) использование и обслуживание документов и 3) уничтожение документов или передача их на архивное хранение ^{[11, с. 4]}.

Американский архивист Э. Лихи доказал, что делопроизводство связано с эффективностью работы организации и должно рассматриваться отдельно от исторически сложившейся архивной науки. Из этого следовала идея о том, что управление документами не должно считаться исторической дисциплиной (как архивоведение), а входить в разряд управленческих дисциплин ^[12].

При активном участии Э. Лихи была положена основа научной дисциплины «Управление документами». Он также рекомендовал принять Федеральный закон об управлении делопроизводством, чтобы обеспечить правовую основу для управления жизненным циклом документации федерального правительства ^{[13, с. 339]}.

Р. Бернер из Вашингтонского университета предложил единую цель управления документами и архивами: ответственное использование и администрирование документов, ведущие либо к санкционированному уничтожению, либо к сохранению документов в архивах ^[14].

Одна из первых попыток определения целей управления документами была предпринята в отчете объединенного комитета по управления документацией Международного совета архивов и Международной федерации по управлению документацией. Целями управления документами комитет считал:

− точное и полное документирование политики и деятельности организации;

− контроль за объемом и качеством создаваемых документов;

− разработку механизма контроля за созданием документов с целью предотвращения появления ненужных документов, а также повышения эффективности операций с ними;

− упрощение деятельности систем и процессов создания, хранения и использования документов;

− юридическое обоснование процессов хранения, передачи на хранение и использования документов;

− оказание постоянного внимания документам, начиная с их создания до передачи на хранение или уничтожение ^{[15, с. 4–5]}.

В настоящее время термин «управление документами» закреплен в международном стандарте ISO 15489-1:2016 «Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles», который в России был адаптирован в качестве ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы». На основании стандарта «управление документами – область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и обмене информацией в виде документов» ^[16].

В стандарте ISO 15489-1:2016 описаны понятия и принципы, относящиеся к:

− документам, метаданным документов и документным системам;

− политике, распределению ответственности, мониторингу и обучению, обеспечивающему эффективное управление документами;

− периодическому анализу деловой среды и определению требований к документации;

− средствам управления документами;

− процессам создания, ввода в систему и управления документами ^[16].

Таким образом, управление документами направлено на обеспечение работы полного цикла жизни документа, совершенствование делопроизводства, контроль за объемом документов, юридическое обоснование их дальнейшего архивного хранения. Это делает управление документами полноценной управленческой функцией организации. Кроме того, управление документами является сложившейся практико-ориентированной научной дисциплиной.

Полномасштабное управление информацией

К началу XXI в. стало очевидным, что применение подходов, выработанных управлением документами, не решает проблему постоянного увеличения объемов информации. В настоящее время уже наблюдается экспоненциальный рост ее объема. По прогнозам компании International Data Corporation (IDC), с 2010 по 2025 г. объем информации увеличится в 163 раза и достигнет 163 1021 байт ^[17].

Недавнее исследование AIIM показало, что объем информации, поступающей в организации, вырастет в 4,2 раза в течение следующих двух лет. Кроме того, более 60% информации остаётся неструктурированой ^[18].

Одним из вариантов решения данной проблемы является изменение подходов к управлению документами и выработка новой стратегии по работе с информацией. Так, например, Л. Харт подчеркивает, что «управление документами не удалось. Нам нужен новый подход» ^[19].

Такой подход в 2009 г. предложила ARMAInternational в «Общепринятых принципах делопроизводства» (GenerallyAcceptedRecordkeepingPrincipals, GARP):

1. Подотчетность.

2. Обеспечение целостности и аутентичности информации и документов.

3. Защита информации и документов.

4. Соблюдение требований законодательства и иных обязательных требований.

5. Обеспечение возможности своевременного и эффективного доступа к информации.

6. Сохранение документов и информации в течение установленных сроков хранения.

7. Соответствующее требованиям и защищенное уничтожение либо передача на архивное хранение документов с истекшими сроками хранения.

8. Прозрачность процессов и действий ^[20].

В ноябре 2010 г. прошла 55-я ежегодная конференция ассоциации ARMA International, где ведущими западными документоведами были поставлены «наболевшие» вопросы по управлению документами:

1. Как обеспечить взаимодействие со службами IT?

2. Как согласовать сроки хранения, если компания работает во многих странах на различных континентах?

3. Как управлять документами в «облаках»?

4. Как обеспечить документирование информации в социальных сетях для дальнейшего использования во время судебных споров или расследований? ^[21].

Они появились на основании обсуждения проблем, возникающих при работе с большими объемами информации, среди которых необходимость:

– во полномасштабном, экономически целесообразном, эффективном поиске и использовании электронной информации в случае судебных споров и расследований;

– решения проблем, связанных с экспоненциальным увеличением объёмов хранимой информации;

– в быстром доступе к документам, которые находятся в том числе в облачных хранилищах;

– более простого исполнения законодательно-нормативных требований к работе с информацией;

– защиты ценной информации или персональных данных ^[21].

По словам известного американского документоведа Г. Хоука, «старомодное библиотечное обслуживание ушло. Сейчас новые среды распространения информации, размещаемые на хостинге решения, использование электронной информации в ходе судебных споров и расследований, контекстная аналитика, облачные вычисления и многое другое объединяются, превращая управление документами в полномасштабное управление информацией» ^[21].

На протяжении последнего десятилетия делаются попытки осмыслить данное понятие. Однако до настоящего времени не появилось его общепринятого определения.

Рассмотрим наиболее типичные определения, представленные в работах различных исследователей и организаций, занимающихся вопросами управления информацией (см. табл.).

Таблица

Определения «полномасштабного управления информацией»,

данные различными исследователями и организациями

Из определений видно, что поддерживаемой большинством исследователей является концепция, которая включает рассмотрение политик, процедур и технологий, необходимых для управления информацией и данными в течение ее жизненного цикла ^[25].

Различия между приведенными выше определениями полномасштабного управления документами в основном связаны с разными подходами авторов. Так, ^[22],[23] и ^[27] делают акцент на ценности информации как средства извлечения прибыли. Однако это очень узкая трактовка полномасштабного управления документами, поскольку она не охватывает огромный пласт информации, важность которой для общества и государства не вызывает сомнений. Такая информация не только не приносит прибыли, но требует значительных затрат для обеспечения ее сохранности и удобства использования. Об этом пишет, например, ^[28].

Определения ^[24],[25] и ^[26] делают акцент на управление информацией на организационном уровне.

Наиболее полно отражает все выше представленные подходы определение, которое было дано исследовательской и консалтинговой компанией Gartner, специализирующейся на рынках информационных технологий ^[25].

Авторы, как и многие ученые-документоведы, ожидают, что общепринятое определение появится в разрабатываемом Международной организацией по стандартизации (ISO) стандарте по стратегическому управлению информацией, который пока существует только в виде проекта ^[29].

На сегодняшний день разработан целый ряд концепций и моделей стратегического управления информацией, среди которых наиболее популярными являются следующие ^[30]:

1. Развитая модель полномасштабного управления информацией (The Information Governance Maturity Model) ассоциации ARMA International.

2. Концепция стратегического управления информацией Национальных Архивов Австралии (National Association of Australia).

3. Эталонная модель стратегического управления информацией (Information Governance Reference Model) сообщества «EDRM – Duke Law» при юридическом факультете Университета Дьюк.

4. Стандарт COBIT 5 (от Control Objectives for Information and Related Technology – «Цели управления информационными и смежными технологиями) Ассоциации аудита и контроля информационных систем (Information Systems Audit and Control Association, ISACA).

5. Развитая модель процесса стратегического управления информацией (Information Governance Process Maturity Model) Совета по исполнению законодательно-нормативных требований, управлению и надзору (Compliance, Governance and Oversight Council, CGOC).

6. Концепция стратегического управления информацией в здравоохранении (Framework for Healthcare Information Governance) Американской ассоциации по управлению информацией в здравоохранении (American Health Information Management Association, AHIMA).

7. Стратегическое управление данными и модель оценки развития (Data Governance and the Maturity Assessment Model) коммерческой образовательной организации DATAVERSITY Education, LLC.

8. Простая модель стратегического управления информацией (A Simple Model for Information Governance) международной ассоциации AIIM.

9. Руководство по стратегическому управлению данными» (Data Governance Guide) некоммерческой международной ассоциации управления данными (Data Management Association International, DAMA International).

Относительно недавно ассоциацией ARMA International была предложена ещё одна модель – Белая книга: Как вывести вашу программу полномасштабного управления информацией на новый уровень с помощью непрерывного аудита и аналитики (HowtoTakeYourIGProgramtotheNextLevelwithContinuousAuditingandAnalytics) ^[31].

Для примера кратко рассмотрим Концепцию стратегического управления информацией Национальных Архивов Австралии, как одну из моделей, представленных выше. Эта модель получила свое отражение в Стандарте управления информацией для правительства Австралии (от 28.04.2017) ^[32]. Цель данной концепции – обеспечить государственным органам прочный фундамент, позволяющий им планировать, осуществлять и контролировать управление информацией.

Принципы данного Стандарта:

1. Обеспечение систематического высокоуровневого (стратегического) управления деловой информацией.

2. Обеспечение создания необходимой деловой информации.

3. Описание деловой информации надлежащим образом.

4. Хранение деловой информации и обеспечение ее долговременной сохранности соответствующим образом.

5. Закрепление сроков хранения деловой информации.

6. Обеспечение подотчетности уничтожения либо передачи деловой информации.

7. Сохранность деловой информации в системах, дающих возможность управлять ею надлежащим образом.

8. Доступность деловой информации для использования (в том числе – повторного) ^[32].

Таким образом, полномасштабное управление информацией – это новая концепция, которая начинает формироваться в первой декаде XXI в. и отражает более целенаправленный подход к работе с информацией, который требуется в цифровую эпоху ^[33]. В ней информация рассматривается как актив организации, который управляется на организационном уровне. Кроме того, акцент делается на жизненном цикле информации.

Обсуждение результатов

В зарубежной научной литературе имеется ряд работ, посвященных сопоставлению понятий «управление документами» и «полномасштабное управление информацией» (см. подробный обзор литературы в ^[34]). Во всех этих исследованиях признаются различия между понятиями «управление документами» и «полномасштабное управление информацией» [35–44].

Так, Дж. Данн отмечает, что важно понимать, «управление документами» и «полномасштабное управление информацией» – это понятия разного масштаба. Фактически, управление документами включается в сферу управления информацией ^[38]. С этим соглашаются Дж. Хагманн ^[40], Г. Парападакис ^[41], У. Саффади ^[42], и Р. Смоллвуд ^[43]. Последний описывает полномасштабное управление информацией как «супердисциплину», которая включает компоненты нескольких ключевых областей: право, управление документами, информационные технологии, управление рисками, конфиденциальность и безопасность, а также бизнес-операции.

Сходной является точка зрения, которая лоббируется, прежде всего, ARMA International, согласно которой область применения управления документами намеренно сужается, фактически сокращаясь до функций делопроизводства. Так, Д. Эдвардс считает, что «полномасштабное управление информацией основное внимание уделяет концепции, которой необходимо следовать при управлении информацией в рамках деловой деятельности, в то время как управление документами фокусируется на жизненном цикле электронных и бумажных документов (курсив наш)» ^[45].

Однако существуют и противоположные точки зрения на соотношение понятий «управление документами» и «полномасштабное управление информацией» ^{[3; 46; 49]}. Так, отмеченные выше определения «полномасштабного управления информацией», а также представленная ассоциацией ARMA International модель реализации полномасштабного управления информацией (Information Governance Implementation Model, (см. ^[47]) не охватывают все возможные виды управляемой информации. И полномасштабное управление информацией оказывается не таким уж и полномасштабным, сосредоточиваясь, прежде всего, на управлении той информацией, которую потенциально можно использовать как актив. Э. Кэррон справедливо отмечает, что полномасштабное управление информацией не охватывает объекты культурного наследия, такие, как библиотеки, музеи и архивы ^[46].

Теперь вернёмся к Стандарту управления информацией для правительства Австралии (от 28.04.2017) и зададимся вопросом: «Чем отличаются данные принципы управления информацией от принципов управления документами?» Ответ будет: «мало чем». Тем более это становится очевидным, если учитывать, что в данном стандарте прямо указывается на полное соответствие ключевым концепциям и принципам Международного стандарта ISO 15489-1:2016.

Не трудно заметить, что существенных отличий нет и между стандартом ISO 15489 и GARP.

К. Финдлей в своей статье ^[48] сравнивает GARP со стандартом ISO 15489-1:2016 и серией стандартов системы менеджмента документов ISO 30300. Автор отмечает, что принципиальных различий между ними не может быть, и, более того, признает, что стандарт ISO 15489-1:2016 формировался с учетом GARP.

Кроме того, управление документами – не говоря уже о полномасштабном управлении информацией – нередко не обеспечивается в компаниях и учреждениях на организационном уровне и возлагается на подразделения, для которых эта функция является традиционной и устаревшей или второстепенной. Э. Кэррон подчёркивает, что почти в 40% организаций за программы по управлению документами отвечает архив; еще 28% организаций используют в качестве ответственных такие подразделения, как библиотека, музей, IT или секретариат руководителя. Ровно половина опрошенных организаций отметила, что, хотя у них и существует программа управления документами, но она носит скорее рекомендательный характер и недостаточно сильна для того, чтобы обеспечить 100% соблюдение требований по управлению документами ^[46]. Поэтому решение проблемы контроля информации может заключаться в изменении управленческой структуры организации с выделением специализированного отдела по управлению документами, в нормативном регулировании его деятельности и постоянном аудите документооборота организации. Некоторые специалисты считают, что эта проблема может быть решена в рамках уже существующей дисциплины – «управления документами» ^{[3, с. 15]}.

В связи с этим известный американский исследователь в области управления документами Д. Людерс считает, что «полномасштабное управление информацией» никогда не было отдельной профессиональной дисциплиной, сколько-нибудь существенно отличающейся от управления документами. Его (полномасштабное управление информацией) также нельзя считать «эволюционировавшей» формой традиционного управления документами. Оно не является областью строгих академических исследований <…> Полномасштабное управление информацией – это фактически не более чем маркетинговый термин-пустышка, созданный руководителями служб продаж» ^[49].

Выводы

Таким образом, в настоящее время среди специалистов нет единого понимания сущности полномасштабного управления информацией и его роли в организации контроля за быстро растущим объёмом данных. Вышеприведенных фактов достаточно, чтобы поставить под сомнение необходимость развития полномасштабного управления информацией как самостоятельной области научно-практической деятельности. Основные направления работы управления документами, подтверждённые в новой редакции стандарта ISO 15489, полностью обеспечивают решение современных проблем в области контроля за информацией в организациях. Если и возможно использование термина «полномасштабное управление информации» в дальнейшем, то только применительно к IT-технологиям, не затрагивая документированную информацию на различных носителях.